Vi siete mai chiesti quanto costa uno scontrino? E quanti ne maneggiate? Quanto potrebbe aumentare l’efficienza del vostro laboratorio se si digitalizzassero?
Abbiamo provato a calcolare il tempo medio che impiega l’analista di laboratorio di una nota industria farmaceutica (nostra cliente) per effettuare le attività di stampa, manipolazione e gestione dello scontrino di una pesata su una bilancia (inclusi i tempi per raggiungere il logbook vicino allo strumento).
Il flusso cartaceo che segue l’emissione dello scontrino è particolarmente complesso e si compone dei seguenti step:
- L’analista deve annotare sullo scontrino il riferimento del campione e, se mancano, anche la data e l’identificativo dello strumento, poi siglare la stampa e fissarla al suo quaderno o foglio analitico.
- Il quaderno, o foglio analitico, deve poi essere sottoposto alla review dei dati e all’approvazione, apponendo un’ulteriore firma per attestare queste operazioni.
- Potrebbe essere necessario verificare che sia stata effettuata la verifica giornaliera dello stato di taratura dello strumento e, a questo scopo, occorre consultare il logbook dello strumento recandosi dove è solitamente conservato.
- Alcuni risultati devono poi essere trascritti, probabilmente nel sistema informatico di gestione delle analisi, per la generazione del certificato analitico (LIMS, ERP, ELN, …).
- Infine, il quaderno, o foglio analitico, deve essere archiviato in modo controllato in un adeguato spazio fisico per l’intero periodo di conservazione (almeno 5-10 anni).
Il totale del tempo impiegato per svolgere queste attività è di circa 21 minuti a scontrino.
Da qualche mese il nostro cliente ha introdotto in laboratorio Ioi, la nostra piattaforma di integrazione strumenti in grado di digitalizzare il lungo e laborioso processo cartaceo appena visto. Ioi dematerializza gli scontrini, memorizzando le misure ed i relativi metadati in un database sicuro. In questo modo Ioi ha permesso all’azienda cliente di sopperire alle carenze di Data Integrity degli strumenti semplici di laboratorio, catturando le misure generate e integrandole con tutti i metadati necessari.
Abbiamo di nuovo calcolato i tempi, questa volta con l’utilizzo di Ioi, e il risultato è stato sorprendente.
Digitalizzando il flusso di lavoro è stata registrata una netta riduzione del tempo necessari per la gestione dello scontrino: circa 11 minuti a misura, il tutto nel rispetto della Data Integrity.
Si tratta di un caso particolare, ma generalizzando possiamo ipotizzare che con Ioi si ottiene un risparmio di 4 minuti per gestire ogni scontrino (annotarlo, allegarlo, revisionarlo, approvarlo, archiviarlo).
A questo punto viene da chiedersi: quanti scontrini generiamo in laboratorio? E quanto è il risparmio nel medio-lungo periodo?
Chi non possiede un middleware in laboratorio solitamente non riesce a fare stime: <<C’è poco tempo per contare quante misure si fanno in un laboratorio>>.
Ma un altro risultato che il nostro cliente ha ottenuto grazie ad Ioi è la capacità di quantificare le misure che effettua il suo laboratorio, sia per i 20 strumenti che ha integrato con Ioi, sia per ciascuno di essi. Considerando che il nostro cliente ha eseguito circa 14.000 misure in sei mesi, moltiplicandole per 4 (i minuti risparmiati), si comprende che sono state risparmiate 933 ore di lavoro.
L’implementazione di Ioi rappresenta un beneficio rispetto al continuo aumento degli adempimenti necessari, ma soprattutto dà la possibilità agli analisti di concentrarsi sulle analisi piuttosto che sulla (pur indispensabile) documentazione.